Desvelando la Eficiencia Empresarial: Una Guía Completa para Identificar Procesos As-Is a Nivel Administrativo con Ingenionic

En el vertiginoso mundo empresarial actual, la optimización de procesos es esencial para mantenerse competitivo. La clave para alcanzar este objetivo comienza con la identificación minuciosa de los procesos as-is. Pero, ¿qué implica realmente el levantamiento de procesos as-is? ¿Por qué es tan crucial? ¿Cuándo es el momento adecuado para llevarlo a cabo? Este artículo desentraña estas preguntas y destaca los beneficios que Ingenionic puede brindar a las empresas en este viaje de mejora continua.

La identificación de procesos as-is es una a ctividad fundamental para la optimización de procesos. Consiste en la descripción del estado actual de un proceso, es decir, cómo se realiza actualmente, sin realizar cambios.

Es importante realizar un levantamiento de procesos as-is por las siguientes razones:

• Para conocer la realidad actual del proceso. Sin un conocimiento profundo del proceso actual, es imposible identificar oportunidades de mejora.

• Para establecer una base de comparación. Una vez que se conoce el estado actual del proceso, se puede comparar con el estado deseado para identificar las brechas que deben ser cerradas.

• Para definir objetivos y prioridades. El levantamiento de procesos as-is permite identificar los aspectos del proceso que deben ser mejorados con mayor urgencia.

Etapas del levantamiento de procesos as-is: El levantamiento de procesos as-is se puede dividir en las siguientes etapas:

1. Formación del equipo de procesos

2. Sesiones matutinas

3. Herramientas BPM y tecnológicas

4. Sesiones de trabajo con el personal involucrado del proceso

5. Identificación del as-is

6. Entregables

7. Análisis, auditorías, revisión y autorización

1. Formación de equipo de procesos

El éxito del levantamiento de procesos as-is depende en gran medida de la formación de un equipo óptimo. El equipo debe estar formado por personas con conocimientos y experiencia en el área de los procesos, así como por personas que tengan acceso a la información necesaria.

Requisitos, perfiles y roles

Los requisitos mínimos para los miembros del equipo son los siguientes:

• Conocimientos básicos de procesos

• Experiencia en la empresa

• Acceso a la información necesaria

Los perfiles ideales para los miembros del equipo son los siguientes:

• Ingenieros industriales

• Analistas de procesos

• Profesionales de la gestión

Los roles del equipo son los siguientes:

• Líder del equipo: Es responsable de la planificación y ejecución del proyecto.

• Experto en procesos: Es responsable de la metodología y las herramientas del levantamiento de procesos.

• Experto en la empresa: Es responsable de la recopilación de información y la validación de los resultados.

2. Sesiones matutinas

Las sesiones matutinas son reuniones cortas que se realizan con el equipo de procesos para revisar el progreso del proyecto y establecer las tareas para el día.

Las sesiones se realizan de manera ágil, con un enfoque en la colaboración y la entrega rápida de resultados.

3. Herramientas

Las herramientas BPM y tecnológicas pueden ser utilizadas para apoyar el levantamiento de procesos as-is. Estas herramientas pueden ayudar a organizar la información, automatizar tareas y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

Herramientas BPM:

• Las herramientas BPM permiten documentar los procesos de forma estructurada y estandarizada. Estas herramientas incluyen:

• ARIS: Es una herramienta BPM de código abierto que permite documentar los procesos de forma visual.

• BPMN: Es un estándar para la documentación de procesos que se utiliza en muchas herramientas BPM.

• UML: Es un estándar para la documentación de sistemas y procesos que también se puede utilizar para el levantamiento de procesos.

Herramientas tecnologicas:

• Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a recopilar información, automatizar tareas y realizar análisis. Estas herramientas incluyen:

• Software de encuestas: Permite recopilar información de las personas involucradas en los procesos.

• Software de grabación de pantalla: Permite grabar los procesos para su posterior análisis.

• Software de análisis de procesos: Permite realizar análisis de los procesos para identificar oportunidades de mejora.

4. Sesiones de trabajo con el personal involucrado del proceso

Las sesiones con el personal involucrado son una parte esencial del levantamiento de procesos as-is. Estas sesiones permiten recopilar información valiosa sobre cómo funcionan los procesos realmente.

Participantes:

• · Las sesiones con el personal involucrado suelen realizarse con los siguientes participantes:

• · Responsables de los procesos: Son las personas que tienen la responsabilidad de la ejecución de los procesos.

• · Gestores de procesos: Son las personas que tienen la responsabilidad de la mejora de los procesos.

• · Empleados involucrados en los procesos: Son las personas que realizan las tareas de los procesos.

En las sesiones con el personal involucrado se debe abordar la siguiente información:

• · Descripción del proceso: Se debe describir el proceso de forma clara y concisa.

• · Flujo del proceso: Se debe describir el flujo del proceso, indicando las tareas que se realizan, los responsables de cada tarea y los documentos y datos que se utilizan.

• · Entradas y salidas del proceso: Se deben identificar las entradas y salidas del proceso.

• · Problemas y oportunidades de mejora: Se deben identificar los problemas y oportunidades de mejora del proceso.

5. Identificación del as-is

Para cada proceso levantado, es necesario definir los siguientes elementos:

Nombre del proceso: El nombre del proceso debe ser claro y conciso.

Ownership: El ownership es la persona o grupo responsable del proceso.

SIPOC: El SIPOC es un acrónimo que representa los siguientes elementos del proceso:

Suppliers: Proveedores. Personas/empresas/procesos que proveen información o material para que el proceso se ejecute

Inputs: Entradas: tipo de información o material suministrado por proveedor

Process: Proceso: actividad u operación realizada a la información o material recibido

Outputs: Salidas: resultado del proceso, información, material con valor agregado, otros

Customers: Clientes: destinatario del resultado del proceso

Principales registros: Documentos o registros que se generan durante el proceso.

Medición y control: Indicadores que se utilizan para medir el desempeño del proceso.

6. Entregables

Los entregables del levantamiento de procesos as-is son los siguientes:

• · Documento de procesos: Este documento contiene la descripción detallada de los procesos levantados.

• · Mapa de procesos: Este mapa muestra la relación entre los diferentes procesos de la empresa.

7. Análisis, auditorías, revisión y autorización

Una vez levantados los procesos, es necesario realizar un análisis para identificar las oportunidades de mejora. También es necesario realizar auditorías para verificar la exactitud de los procesos levantados. Finalmente, los procesos levantados deben ser revisados y autorizados por las personas responsables.

Conclusión

El levantamiento de procesos as-is es una actividad fundamental para cualquier empresa que quiera mejorar su eficiencia y productividad. Al seguir los pasos descritos en esta guía, podrás realizar un levantamiento de procesos as-is completo y eficaz.  Tambien te invitamos a contactarnos y te estaremos otorgando una reunión de 30 minutos de asesoria llena de valor completamente gratis donde podrás responder todas tus preguntas e inquietudes para la identificación de los procesos as-is de tu empresa.

Recomendaciones

Para realizar un levantamiento de procesos as-is exitoso, se recomienda seguir las siguientes recomendaciones:

• Involucrar a las personas adecuadas: El equipo de procesos debe estar conformado por personas con conocimientos y experiencia en el área de los procesos.

• Utilizar herramientas adecuadas: Las herramientas BPM u tecnológicas pueden ayudar a organizar la información, automatizar tareas y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

• Documentar la información adecuadamente: La documentación del proceso as-is debe ser clara, concisa y fácil de entender.

• Realizar un análisis exhaustivo: El análisis del proceso as-is debe ser exhaustivo para identificar todas las oportunidades de mejora.drás realizar un levantamiento de procesos as-is completo y eficaz.

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